# Campos personalizados: qué guardar de cada cliente y qué es puro ruido > Cada campo que agregas es un campo que alguien tiene que llenar. El criterio para decidir cuáles valen la pena y por qué las bases grandes quedan vacías. URL: https://atmos.com.mx/blog/campos-personalizados-crm Publicado: 10 de septiembre de 2026 · 7 min de lectura · CRM Toda implementación de CRM pasa por la misma junta. Alguien pregunta qué información queremos guardar de cada cliente, y en veinte minutos la lista llega a treinta campos. Todos parecen útiles. Nadie objeta. Seis meses después, cinco de esos campos están llenos y veinticinco están vacíos en el 90% de los registros. Y peor: los vendedores aprendieron a saltarse la ficha completa porque llenarla toma cuatro minutos. > **El criterio, en una frase** — Un campo merece existir si alguien va a filtrar, segmentar o decidir algo con él. Si solo es "bueno saberlo", va en las notas — no en un campo. ## Por qué los campos de más hacen daño No es solo que se queden vacíos. Un campo sin llenar hace tres cosas malas al mismo tiempo. **Convierte la ficha en un formulario.** Un vendedor que abre un registro con treinta campos vacíos siente que tiene tarea pendiente, no información. La reacción natural es cerrarlo. **Rompe la confianza en los datos.** Si el campo "presupuesto anual" está lleno en el 15% de los registros, cualquier reporte que lo use es inútil. Y una vez que un reporte miente, el equipo deja de creerle a todos. **Esconde lo que sí importa.** Los cinco campos que de verdad usas quedan enterrados entre veinticinco que nadie llena. El costo no es el espacio: es la atención. ## Los campos que casi siempre valen la pena Varía por negocio, pero hay un núcleo que se repite en la mayoría de las operaciones B2B: | Campo | Para qué se usa de verdad | | --- | --- | | Giro o industria | Segmentar campañas y calificar prospectos por perfil | | Tamaño de la empresa | Decidir a quién atiende cada vendedor y qué propuesta aplica | | Cómo nos encontró | Saber qué canal trae clientes que sí cierran, no solo tráfico | | Etapa del ciclo | Separar quién es prospecto de quién es cliente en toda la operación | | Responsable | Que cada registro tenga dueño y deje de ser "de todos" | Fíjate en el patrón: los cinco se usan para **filtrar o decidir**. Ninguno es un dato que solo se mira. ## La prueba de las tres preguntas Antes de crear un campo, respóndete esto. Si alguna respuesta es no, va en las notas: 1. **¿Voy a filtrar por esto?** — Si nunca vas a pedir "muéstrame todos los clientes donde este campo sea X", no necesita ser un campo. Necesita ser una nota. 2. **¿Quién lo va a llenar, y cuándo?** — Si la respuesta es "el vendedor, en algún momento", ya sabes que va a quedar vacío. Un campo necesita un momento concreto de captura. 3. **¿Qué pasa si está vacío?** — Si la respuesta es "nada", el campo es opcional de verdad y probablemente sobra. Si algo se rompe, entonces es obligatorio y hay que exigirlo en el formulario. ## Listas cerradas, no texto libre Es la decisión que más limpia mantiene una base. Un campo de texto libre para "industria" produce, en dos años, cuarenta variantes de lo mismo: "Turismo", "turismo", "Agencia de viajes", "Viajes/turismo". Una lista cerrada con ocho opciones produce ocho valores. Los reportes funcionan, los filtros funcionan y la segmentación funciona. El costo es que hay que pensar las opciones una vez. La regla práctica: si vas a filtrar por ese campo, tiene que ser lista. El texto libre solo para lo que de verdad es único de cada cliente. ## Obligatorio no es lo mismo que importante Es la otra decisión que se toma mal en la misma junta. Cuando un campo parece importante, alguien propone hacerlo obligatorio. Y un campo obligatorio de más produce un efecto perverso: la gente lo llena con basura para poder guardar. Si haces obligatorio el presupuesto estimado, vas a tener una base llena de ceros y de cifras redondas inventadas. Peor que vacío: vacío al menos es honesto, y un reporte sabe descartarlo. La regla que funciona es hacer obligatorio el campo **en el momento en que la información existe**, no antes. El monto no se pide al crear la oportunidad; se pide para avanzar a la etapa de propuesta, que es cuando el vendedor ya lo sabe. Así el dato es real y el campo no estorba. > **La señal de que sobra un obligatorio** — Si al revisar un campo obligatorio encuentras muchos valores repetidos y redondos —"1", "0", "N/A", "100000"— no está capturando información: está capturando la prisa de quien quería guardar y seguir. ## Cuándo un campo debería ser una etapa Hay un caso de confusión que genera bases desordenadas: usar un campo para lo que debería ser una etapa del proceso. Si tienes un campo llamado "estado del cliente" con valores como *contactado, en propuesta, negociando, cerrado*, no tienes un campo: tienes un pipeline metido en una lista desplegable. La diferencia importa porque una etapa lleva fecha de entrada, tiempo máximo, criterio de salida y probabilidad — y un campo no lleva nada de eso. La prueba es sencilla: si los valores del campo tienen un orden natural y las cosas avanzan de uno al siguiente, es un proceso y merece un tablero. Si los valores son independientes entre sí —giro, país, tamaño— entonces sí es un campo. ## Los campos que se llenan solos Hay información valiosa que no debería capturar nadie porque se puede calcular: antigüedad como cliente, días desde el último contacto, valor acumulado de sus compras, número de tickets abiertos. Ese tipo de campo se define con una fórmula una sola vez y se mantiene al día solo. Es la mejor relación entre valor e insistencia: información útil para segmentar, cero trabajo de captura, cero riesgo de que quede desactualizada. ## Dónde poner cada campo importa tanto como cuál Hay una decisión previa que suele tomarse por descuido: si el dato pertenece a la persona, a la empresa o a la oportunidad. Ponerlo en el nivel equivocado genera duplicación y contradicciones. El giro y el tamaño son de la **empresa**: si los pones en el contacto, vas a tener cinco personas de la misma cuenta con tres giros distintos capturados. El puesto y el rol en la decisión son de la **persona**. El presupuesto y la fecha estimada de cierre son de la **oportunidad**, no del cliente: el mismo cliente puede tener dos oportunidades con presupuestos distintos. La pregunta que lo resuelve: *¿esto puede cambiar sin que cambie el cliente?* Si la respuesta es sí, pertenece a la oportunidad. *¿Es igual para todas las personas de esa empresa?* Si sí, pertenece a la empresa. ## Los campos que solo aplican a algunos clientes Es el caso que empuja a las bases hacia los treinta campos. Vendes a dos segmentos y cada uno necesita información distinta, así que se agregan los campos de los dos y cada registro queda con la mitad vacía. La salida no es agregar ambos: es que el campo aparezca solo cuando aplica. Si el tipo de cliente es "gobierno", aparecen los campos de licitación; si es "empresa privada", no existen. Cada ficha muestra solo lo suyo, y el porcentaje de llenado sube sin quitar información a nadie. El efecto secundario es que el reporte también mejora: en lugar de un campo con 40% de llenado que nadie sabe interpretar, tienes un campo con 95% de llenado dentro del segmento donde aplica. ## Quién debería poder crear campos Es una decisión de gobierno que se toma tarde y sale cara. Si cualquiera puede agregar campos, en un año tienes tres versiones del mismo dato con nombres distintos: "industria", "giro" y "sector", cada uno llenado a medias. La práctica que funciona en equipos de menos de veinte personas es que una sola persona los cree, y que cualquiera pueda pedirlos. No es burocracia: es que crear un campo es una decisión sobre qué información va a mantener toda la empresa, no una preferencia individual. Y conviene revisar la lista una vez por trimestre con el mismo criterio de siempre: porcentaje de llenado y quién lo usa. Un campo que nadie llenó en tres meses no va a empezar a llenarse en el cuarto. ## Cómo limpiar una base que ya tiene demasiados Si ya estás en el escenario de los treinta campos, la salida es medible, no política: - **Mide el llenado real.** Saca qué porcentaje de registros tiene cada campo lleno. Los que estén bajo 30% son candidatos claros. - **Pregunta quién los usa.** Un campo con poco llenado pero que una persona usa cada semana para un reporte importante se queda. Los que nadie reclama, se van. - **Archiva antes de borrar.** Exporta esos datos y luego oculta el campo. Si en tres meses nadie preguntó, elimínalo. - **Convierte a lista lo que sobreviva.** Aprovecha la limpieza para pasar de texto libre a lista cerrada los campos por los que sí filtras. La conversación sobre qué guardar aparece de forma natural cuando estás mudando de una hoja de cálculo, que es el momento ideal para decidirlo: en [Cómo migrar tus clientes de Excel a un CRM en una tarde](https://atmos.com.mx/blog/migrar-de-excel-a-crm) está el orden completo. Y si tu base ya arrastra problemas de datos, [5 errores que arruinan tu gestión de clientes (y cómo corregirlos)](https://atmos.com.mx/blog/errores-gestion-de-clientes) cubre los otros que suelen venir juntos. ## Preguntas frecuentes ### ¿Cuántos campos personalizados son demasiados? No hay un número: hay una medida. Si más de un tercio de tus campos están vacíos en la mayoría de los registros, tienes demasiados. Diez bien llenos valen más que treinta a medias. ### ¿Texto libre o lista de opciones? Lista siempre que vayas a filtrar o segmentar por ese campo. El texto libre produce variantes de lo mismo y vuelve inútiles los reportes en cuestión de meses. ### ¿Puedo eliminar un campo sin perder la información? Exporta primero y oculta el campo en lugar de borrarlo. Si en tres meses nadie lo pidió, ya puedes eliminarlo con tranquilidad. ### ¿Qué hago con la información que solo aplica a algunos clientes? Ese es el caso de los campos condicionales: el campo solo aparece cuando la respuesta anterior lo amerita. Así no ensucias la ficha de todos por un dato que aplica al 10%.